檔案安全整理制度

檔案不僅是國家進行經(jīng)濟、文化建設(shè)的可靠依據(jù)，同時還是文學(xué)創(chuàng)作的重要素材。許多文學(xué)創(chuàng)作的實例表明，檔案史料所反映的史實曾對作品的取材、情節(jié)構(gòu)思起過重要的啟迪甚至是憑證作用。我國是世界四大文明古國之一，文化古跡遍布全國，成為游客觀光游覽的圣地，而這些古跡的修繕和展覽，也都要大量的歷史檔案。

檔案整理注意事項

1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。

 2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機制。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。

 3、要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

 4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，就成為提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

 5、要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求，把檔案管理的重點，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩?，做到防患于未然?/p>

檔案早期整理辦法

一、將全部文件收集起來。文件歸檔工作是按一定周期進行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進行。

二、 按照相關(guān)章程進行篩選。一般來說，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進行篩選。

三、劃分類別和級別。篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關(guān)系進行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

四、確定保管期限。凡是在本機關(guān)實體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。

五、  修繕文件內(nèi)容。對于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對文件進行修補增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

六、對文件進行編號。檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然后用歸檔章編號。

七、裝盒并編制檢索目錄。按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個項目并編號，編號要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

檔案整理現(xiàn)狀

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。       

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

霸圖推薦整理方法

隨著科技的發(fā)展，檔案對人們研發(fā)、借鑒、憑據(jù)至關(guān)重要，同時，保護檔案的措施也越來越多。但，在眾多措施中除塵除霉型智能密集架及檔案除塵凈化整理臺等脫穎而出。在檔案整理中儲存量大的最適用性的是除塵除霉型智慧密集架。

智能型密集架，架體為雙柱結(jié)構(gòu)，節(jié)與節(jié)之間用掛板分隔，立柱中開有掛孔，掛板扣掛于立柱的掛孔上，擱板放置于掛板下沿折彎上且扣牢在掛板的孔扣上；每層擱板一分為二，擱板間距可上下調(diào)節(jié)，每節(jié)雙面間以分隔棒隔開；每列首尾兩節(jié)的擱板間有斜拉加強筯，保證架體穩(wěn)固。密集架需具備有除塵防霉凈化功能：按照密集架每個固定列以及固定列所控制的移動列為1個區(qū)域，需在每個區(qū)域的密集架內(nèi)配置密集架除塵防霉凈化裝置設(shè)施，由EC變頻無刷風(fēng)機、IDVOC復(fù)合式高效過濾器、防腐噴塑金屬外殼、出風(fēng)導(dǎo)流靜壓孔板、進風(fēng)降噪航天消音孔板、螺口雙側(cè)檢修門、PIM智能分布控制系統(tǒng)組成；密集架需具備有環(huán)境感知組件：由溫濕度傳感器、PM1、PM2.5、PM10顆粒物傳感器、TVOC傳感器、HcHo傳感器、二氧化碳傳感器、二氧化硫傳感器、金屬屏蔽防磁板嵌入式組成。密集架含有除塵防霉凈化功能，能保護檔案從業(yè)者的呼吸健康，提高檔案的保存壽命，減少檔案的日常維護工作以便提高檔案工作人員的工作能效，降低檔案污染傳播，建設(shè)綠色潔凈健康的智慧檔案館

檔案除塵凈化整理臺實現(xiàn)了檔案自由呼吸，輕松整理，智能控制，對檔案整理過程中產(chǎn)生的顆粒物、微塵、有害氣體進行吸附、消殺，在潔凈檔案的同時，整理臺會依據(jù)所處環(huán)境的空氣質(zhì)量進行空氣凈化工作，對工作人員起到保護作用。

檔案霸圖說

檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)組成的有機系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理單位而論，整理工作的項目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動中，因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜.就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。檔案只有經(jīng)過整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。