檔案知庫~會計師事務所審計檔案管理辦法

第一章 總則 

第一條 為規(guī)范會計師事務所審計檔案管理,保障審計檔案的真實、完整、有效和安全,充分發(fā)揮審計檔案的重要作用,根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規(guī)定,制定本辦法。

第二條 在中華人民共和國境內依法設立的會計師事務所管理審計檔案,適用本辦法。

第三條 本辦法所稱審計檔案,是指會計師事務所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則要求形成的審計工作底稿和具有保存價值、應當歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。 

第四條 審計檔案應當由會計師事務所總所及其分所分別集中管理,接受所在地省級財政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。 

第五條 會計師事務所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領導責任。

會計師事務所應當明確一名負責人(合伙人、股東等)分管審計檔案工作,該負責人對審計檔案工作負分管責任。

會計師事務所應當設立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案并承擔審計檔案管理的直接責任。審計檔案管理人員應當接受檔案管理業(yè)務培訓,具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能。

第六條 會計師事務所應當結合自身經營管理實際,建立健全審計檔案管理制度,采用可靠的防護技術和措施,確保審計檔案妥善保管和有效利用。

會計師事務所從事境外發(fā)行證券與上市審計業(yè)務 的,應當嚴格遵守境外發(fā)行證券與上市保密和檔案管理相關規(guī)定。 

第二章 歸檔、保管與利用 

第七條 會計師事務所從業(yè)人員應當按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的要求,及時將審計業(yè)務資料按審計項目整理立卷。

審計檔案管理人員應當對接收的審計檔案及時進行檢査、分類、編號、人庫保管,并編制索引目錄或建立其他檢索工具。 

第八條 會計師事務所不得任意刪改已經歸檔的審計檔案。按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則規(guī)定可以對審計檔案作出變動的,應當履行必要的程序,并保持完整的變動記錄。

第九條 會計師事務所自行保管審計檔案的,應當配置專用、安全的審計檔案保管場所,并配備必要的設施和設備。

會計師事務所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案,或委托依法設立、管理規(guī)范的檔案中介服務機構(以下簡稱中介機構)代為保管。

第十條 會計師事務所應當按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的規(guī)定,結合審計業(yè)務性質和審計風險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限,最低不得少于 十年。

第十ー條 審計檔案管理人員應當定期對審計檔 案進行檢查和清點,發(fā)現損毀、遺失等異常情況,應當及時向分管負責人或經其授權的其他人員報告并采 取相應的補救措施。 

第十二條 會計師事務所應當嚴格執(zhí)行審計檔案利用制度,規(guī)范審計檔案查閱、復制、借出等環(huán)節(jié)的 工作。 

第十三條 會計師事務所對審計檔案負有保密義務,一般不得對外提供;確需對外提供且符合法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則規(guī)定的,應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。手續(xù)不健全的,會計師事務所有權不予提供。 

第三章 權屬與處置 

第十四條 審計檔案所有權歸屬會計師事務所并由其依法實施管理。 

第十五條 會計師事務所合并的,合并各方的審計檔案應當由合并后的會計師事務所統(tǒng)一管理。

第十六條 會計師事務所分立后原會計師事務所存續(xù)的,在分立之前形成的審計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理。 

會計師事務所分立后原會計師事務所解散的,在分立之前形成的審計檔案,應當根據分立協(xié)議,由分立后的會計師事務所分別管理,或由其中一方統(tǒng)一管理,或向所在地國家綜合檔案館寄存,或委托中介機 構代為保管。 

第十七條 會計師事務所因解散、依法被撤銷、被宣告破產或其他原因終止的,應當在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。 

第十八條 會計師事務所分所終止的,應當在終止之前將審計檔案交由總所管理,或向所在地國家綜合檔案館寄存,或委托中介機構代為保管。 

第十九條 會計師事務所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的,應當在交回執(zhí)業(yè)證書之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。

第二十條 有限責任制會計師事務所及其分所因組織形式轉制而注銷,并新設合伙制會計師事務所及分所的,轉制之前形成的審計檔案由新設的合伙制會計師事務所及分所分別管理。

第二十一條 會計師事務所及分所委托中介機構代為保管審計檔案的,應當簽訂書面委托協(xié)議,并在協(xié)議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關權利義務。 

第二十二條 會計師事務所及分所終止或會計師事務所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的,應當在交回執(zhí)業(yè)證書時將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門備案。委托中介機構代為保管審計檔案的,應當提交書面委托協(xié)議復印件。 

第四章 鑒定與銷毀

第二十三條 會計師事務所檔案部門或檔案工作人員所屬部門(以下統(tǒng)稱檔案管理部門)應當定期與相關業(yè)務部門共同開展對保管期滿的審計檔案的鑒定工作。

經鑒定后,確需繼續(xù)保存的審計檔案應重新確定保管期限;不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應當登記造冊,經會計師事務所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。

第二十四條 會計師事務所銷毀審計檔案,應當由會計師事務所檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。銷毀電子審計檔案的,會計師事務所信息化管理部門應當派員監(jiān)銷。

第二十五條 審計檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊(含銷毀人、監(jiān)銷人簽名等)應當長期保存。 

第五章 信息化管理 

第二十六條 會計師事務所應當加強信息化建設,充分運用現代信息技術手段強化審計檔案管理,不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。 

第二十七條 會計師事務所對執(zhí)業(yè)過程中形成的具有保存價值的電子審計業(yè)務資料,應當采用有效的 存儲格式和存儲介質歸檔保存,建立健全防篡改機制,確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。

第二十八條 會計師事務所應當建立電子審計檔案備份管理制度,定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查,發(fā)現問題及時處理。

第六章 監(jiān)督管理 

第二十九條 會計師事務所從業(yè)人員轉所執(zhí)業(yè)的,離所前應當辦理完結審計業(yè)務資料交接手續(xù),不得將屬于原所的審計業(yè)務資料帶至新所。

禁止會計師事務所及其從業(yè)人員損毀、篡改、偽造審計檔案,禁止任何個人將審計檔案據為己有或委托個人私存審計檔案。

第三十條 會計師事務所違反本辦法規(guī)定的,由省級以上財政部門責令限期改正。逾期不改的,由省級以上財政部門予以通報、列為重點監(jiān)管對象或依法采取其他行政監(jiān)管措施。

會計師事務所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規(guī)定的,由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。

第七章 附則

第三十ー條 會計師事務所從事審閱業(yè)務和其他鑒證業(yè)務形成的業(yè)務檔案參照本辦法執(zhí)行。有關法律法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。

第三十二條 本辦法自2016年7月1日起施行。