當(dāng)下談?wù)剻n案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作

01

 紙質(zhì)檔案保護(hù)問題

紙質(zhì)檔案行程后，檔案的基本制造材料得以結(jié)合，形成完整的檔案，其可保存的時間與保存條件息息相關(guān)。不少單位設(shè)置的檔案室前身是普通辦公室，并未達(dá)到專業(yè)化檔案室標(biāo)準(zhǔn)，室內(nèi)的密封性與溫濕度控制難度高，檔案工作者工作量大，紙質(zhì)檔案的保管也因此而被忽視，一些借閱者在借出需要的紙質(zhì)檔案后，并沒有保護(hù)檔案，甚至隨意拆分檔案。先對保護(hù)紙質(zhì)檔案過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)。

1.1 檔案管理者欠缺保護(hù)紙質(zhì)檔案的工作意識在日常性的保護(hù)工作中，管理者面對的重點(diǎn)任務(wù)之一就是管理檔案室的溫濕度，大部分管理者都能夠在收集、整理等工作結(jié)束后進(jìn)行歸檔處理，按照類別與日期來保管檔案，但是一些人員在新檔案材料入庫前期，并未對檔案本身實(shí)施除蟲與除塵工作。記錄與保存檔案室的濕度與溫度數(shù)值時，未及時分析與掌控室內(nèi)溫度變動情況。對檔案室的溫濕度條件進(jìn)行干預(yù)時，主要運(yùn)用除濕機(jī)與空調(diào)，但是開啟時間與具體溫度值確定分析不到位，導(dǎo)致最終的控制效果變差。出現(xiàn)檔案借閱需求時，檔案室往往只登記檔案名稱與借閱人，但是并未將這部分借閱信息收錄到信息系統(tǒng)中，進(jìn)而缺少對具體的檔案材料的利用率的了解，無法從檔案的應(yīng)用角度出發(fā)，實(shí)施針對性管理。

1.2 檔案應(yīng)有者欠缺保護(hù)紙質(zhì)檔案的意識

當(dāng)前的檔案室在將檔案提供給需要應(yīng)用檔案的人員時，檔案利用者并未意識到檔案材料所具有的重要價值，沒有主動保護(hù)紙質(zhì)檔案，翻閱時，擺放檔案的桌面可能存有灰塵，進(jìn)而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被污染與損壞。向外借出的紙質(zhì)檔案更容易出現(xiàn)螨蟲。部分利用者缺少時間意識，獲得檔案之后，隨意處理檔案，長時間不歸還，無視檔案人員的催收，外借的檔案材料有較大的概率產(chǎn)生遺失的情況，借出者往往也只需要說明情況即可。檔案利用者的錯誤意識與行為加大了保護(hù)紙質(zhì)檔案這項(xiàng)工作的難度。

1.3 檔案室的防災(zāi)保護(hù)工作不到位

檔案室所處的地理位置不同，形成的保管條件也有差異，部分地區(qū)的氣候濕潤，檔案室大多處于建筑底層，室內(nèi)空氣更加潮濕；一些檔案室臨近山區(qū)，需做好應(yīng)對山體坍塌與洪災(zāi)的準(zhǔn)備。然而檔案室缺少應(yīng)急預(yù)案，演習(xí)排練也不到位，當(dāng)突發(fā)性情況出現(xiàn)后，很難最大程度地保護(hù)庫房中存儲的大量檔案。

02

紙質(zhì)檔案保護(hù)建議

2.1 加強(qiáng)對檔案室環(huán)境的控制

首先從環(huán)境溫度切入，確保檔案室中的溫度長期維持 14 到 18℃的溫度，如果夏季溫度過高，可通過物理方法來降低室內(nèi)溫度，記錄每日檔案室溫度與濕度，統(tǒng)計(jì)溫濕度數(shù)據(jù)，持續(xù)改善與調(diào)節(jié)保管環(huán)境，日常展開換氣通風(fēng)活動。光照防護(hù)不到位，檔案也會受到影響，因此盡量將檔案材料保管到光照量少的區(qū)域，避免直接在強(qiáng)光下照射檔案材料，針對特殊或者重要的檔案更要慎重保管。如果檔案室濕度加大，可使用防濕的材料來使環(huán)境變得更加干燥，如硅膠或者石灰石。針對檔案材料展開防塵工作，定期打掃檔案室，保障室內(nèi)衛(wèi)生，清理期間也要做好保護(hù)材料的工作，可在檔案室的各個入口處增設(shè)防塵網(wǎng)。除了防塵之外，消毒工作也是非常必要的，以此來生物與霉菌給檔案帶去破壞，可適當(dāng)在檔案室放入油漆，以此來阻擋生物與霉菌的衍生與繁殖，一旦發(fā)現(xiàn)檔案室中有生物，立即實(shí)施處理，消除危險源。

大多數(shù)檔案管理工作單位都沒有設(shè)置專門供檔案材料使用的消毒間，普通的房間具有密封效果很差，即使在檔案入庫前期進(jìn)行了消毒處理，但是在檔案室中存放了一段時間之后，仍舊會生蟲。因此要更全面地進(jìn)行入庫保管前期的準(zhǔn)備工作，先開展除塵工作，而后結(jié)合檔案的厚度、重要性等多種要素，將檔案密封消毒，完成除蟲處理再保存，徹底隔絕污染源。

2.2 利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來增強(qiáng)紙質(zhì)檔案保護(hù)力度

通過計(jì)算機(jī)保存檔案室的具體溫濕度信息，形成變化趨勢圖，管理者可對濕度與溫度的走向進(jìn)行了解，確定是否達(dá)到保存紙質(zhì)檔案的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，以此來延遲檔案材料的自然損壞。日保管檔案室的材料時，同樣可使用計(jì)算機(jī)支持保管工作，記錄檔案的實(shí)際節(jié)約情況，找出利用率比較高的檔案材料，預(yù)先準(zhǔn)備復(fù)印件，供檔案利用者借閱。

2.3 增強(qiáng)應(yīng)對檔案室突發(fā)性事件的能力

各個單位都應(yīng)針對自身特點(diǎn)制定防火、防洪、防泥石流等應(yīng)急預(yù)案，從思想上加以重視，從制度上加以規(guī)范，從而最大程度地保護(hù)紙質(zhì)檔案。但光有紙上東西還不行，必須對員工進(jìn)行災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急能力培訓(xùn)，定期實(shí)戰(zhàn)演習(xí)，從而提高廣大檔案人員對突發(fā)事件的應(yīng)變和處置能力。同時要堅(jiān)持提供復(fù)制件，對能不利用原件的要堅(jiān)決不借出原件。目前多數(shù)單位檔案人員身兼數(shù)崗，因此把工作重點(diǎn)都放在對檔案的指導(dǎo)、收集、整編等工作上，從而容易忽略對周遭環(huán)境的觀察，如果有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門能制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，對及時發(fā)現(xiàn)周圍環(huán)

境變化，發(fā)出預(yù)警信號的人員進(jìn)行獎勵，對造成事故的相關(guān)責(zé)任人和肇事人員進(jìn)行懲處。

結(jié)束語

從法律效用的角度來看，部分紙質(zhì)檔案還具有不可替代性，由此可了解到紙質(zhì)檔案在當(dāng)前的檔案應(yīng)用過程中的重要地位。檔案室中存放大量的紙質(zhì)檔案，對其實(shí)施保護(hù)是極其必要的工作，而保護(hù)方面的問題卻給紙質(zhì)檔案帶來諸多隱患。本文總結(jié)了保護(hù)紙質(zhì)檔案的工作中的各種問題，也圍繞保護(hù)紙質(zhì)檔案的不足之處，確定了可被用于檔案室的保護(hù)方法，以此來達(dá)到保護(hù)紙質(zhì)類檔案的工作目標(biāo)。